Tüm SAYIN A.Ş. çalışanlarının ve paydaşlarının yasa dışı veya görevi kötüye kullanma olarak kabul edilen veya şüphelenilen ve dolayısıyla yürürlükteki mevzuata ve/veya SAYIN A.Ş. Etik İlkelerine ve ilgili politikalara aykırılık teşkil eden herhangi bir faaliyeti gizli bir şekilde bildirmelerini sağlayan kapsamlı raporlama aracıdır.

Neden Etik Hattı gibi bir sisteme ihtiyacımız var?

• SAYIN A.Ş., tüm faaliyetlerinde dürüstlüğe ve hesap verebilirliğe büyük önem vermektedir. Dürüstlük ve saygı kültürünü sürdürmek ve SAYIN A.Ş.’nin etik standartlarına aykırılık teşkil edecek davranışları engellemek hepimizin görevidir.
• Açık iletişim kanalları oluşturarak pozitif bir çalışma ortamını teşvik ediyor ve bu vesileyle üretkenliği en üst düzeye çıkarmayı amaçlıyoruz.
• Etkili bir raporlama sistemine sahip olarak, dürüst ve etik karar verme kültürünü teşvik etmeye yönelik çabalarımızı güçlendiriyoruz.

İnterneti veya telefonu kullanarak ihbarda bulunabilir miyim?

Evet. Etik Hattı, telefon veya internet aracılığıyla gizli ve anonim bildirimde bulunmanıza olanak verir.

Ne tür durumları bildirmeliyim?

Etik Hattı, aşağıdaki gibi sorunları içeren ancak bunlarla sınırlı olmayan geçmişteki, mevcut veya potansiyel olarak gelecekte oluşması beklenen her türlü yasa dışı veya etik dışı davranış veya faaliyetler hakkında SAYIN A.Ş.’yi bilgilendirmenize olanak tanır:

• Hırsızlık ve dolandırıcılık gibi suçlar,
• Her türlü ayrımcılık (ırk, din, dil, renk, cinsiyet, yaş vb.),
• Etik kuralların, yasaların, ahlaki değerlerin ve yasal düzenlemelerin ihlali,
• Toplumun güvenliğini veya sağlığını tehdit,
• Topluluk ekipmanlarının uygunsuz kullanımı,
• Muhasebe kayıtlarında dolandırıcılık,
• Rüşvet vermek veya almak,
• Topluluk sırlarını açığa çıkarmak,
• Suç gelirlerinin aklanması,
• Çevreye verilen zarar,
• Taciz

Bir ihlale tanık olursam, bunu yöneticime, güvenlik birimine veya insan kaynaklarına bildirip onların konuyu ele almasına izin vermem gerekmez mi?

SAYIN A.Ş. Etik İlkelerine ve/veya mevzuata aykırı olduğunu düşündüğü bir davranış gözlemlediğinde, herhangi bir çalışanımızın veya paydaşımızın bunu tarafımıza raporlamasını bekleriz.

Çalışansanız, endişenizi öncelikle bölüm müdürünüze veya yönetim ekibinizin sorunu ele alabilecek başka bir üyesine iletmenizi öneririz. Ancak, sorunu bu şekilde bildirmekten çekindiğiniz durumlar olabileceğinin de farkındayız.

SAYIN A.Ş. olarak durumu gizlemenizdense, anonim olarak tarafımıza bildirmenizi tercih ederiz.

Bildiklerimi neden raporlamalıyım? Bu durumdan benim çıkarım ne olacak?

Hepimizin pozitif bir ortamda çalışma hakkı vardır ve bu ortamı korumak için uygun şekilde hareket etmediğini düşündüğümüz faaliyetleri bildirme yükümlülüğümüz bulunmaktadır. Ayrıca, görevin kötüye kullanılması, SAYIN A.Ş. şirketlerinin sürdürülebilirliğine yönelik önemli bir tehdit unsuru da oluşturabilir.

Şirket yönetimi, ihlalleri bildirmemi gerçekten de istiyor mu?

Elbette istiyoruz. Aslında, bildirimlerinize oldukça ihtiyacımız var. SAYIN A.Ş. şirketlerinde iyisiyle kötüsüyle neler olduğunu bilmektesiniz. Endişenin ortaya çıkmasına neden olabilecek bir faaliyet hakkında ilk bilgilere siz sahip olabilirsiniz. Bildirimleriniz, ilgili şirket ve çalışanlarımız üzerindeki olası olumsuz etkiyi en aza indirebilir. Ayrıca paylaşacağınız bilgiler, kurum kültürünü ve performansını iyileştirebilecek sorunların belirlenmesine yardımcı olabilir.

Bildirimlere kimler erişebilir?

Bildirimler, doğrudan Etik Hattı güvenli sunucusuna kaydedilmektedir. İç Denetim birimi, bildirimleri yalnızca Etik Kuruluna sunmaktadır.

Bu sistem için “biri beni gözetliyor” durumuna örnek diyebilir miyiz?

Hayır. Etik Hat, güvenli, emniyetli ve etik bir iş yerine sahip olma güvencesini sağlamayı amaçlayan genel felsefemizin olumlu bir tezahürüdür. Sizi, etik ikilemler konusunda rehberlik aramaya, önerilerde bulunmaya veya endişe duyduğunuz konular hakkındaki çekincelerinizi bizimle paylaşmaya teşvik ediyoruz. Zira etkin iletişim, bizim için kritik bir öneme sahiptir.

Uyum yükümlülüklerimizi yerine getirmek için en etkili raporlama aracını özenle seçtik.

Bildiğim kadarıyla şirket bilgisayarından gönderdiğim bir rapor, bilgisayarımın bağlandığı web sitesini gösteren bir sunucu günlüğü oluşturuyor. Bu günlük, beni, bildirimde bulunan kişi olarak tanımlamaz mı?

Etik Point bildirimlerini alan bilgisayarlarda herhangi bir dahili bağlantı günlüğü oluşturmaz veya tutmaz. Bu nedenle bilgisayarınızın Etik Hattı ile bağlantısını ilişkilendiren hiçbir bilgi mevcut değildir.

İşyeri bilgisayarınız üzerinden bildirimde bulunmaktan rahatsızlık duyuyorsanız, Etik Hattı güvenli web sitesi aracılığıyla çalışma ortamımız dışında bir bilgisayarı da (bir İnternet kafede veya bir arkadaşınızın evinde bulunan bir bilgisayar gibi) kullanabilirsiniz.

Evden bir bildirimde bulunup yine de anonim kalabilir miyim?

Evden, bir komşunuzun bilgisayarından veya herhangi bir internet portalından gelen tüm raporlar, güvenli ve anonim halde kalacaktır. Bir internet portalı, bir ziyaretçiyi asla ekran üzerinde görünen adıyla tanımlamaz ve Etik Hattı sistemi, anonimliğin tamamen korunması için internet adreslerine raporlarında yer vermez.

Etik Hattına verdiğim bilgilerin kimliğimi ortaya çıkaracağından endişeliyim. Bunun olmayacağının garantisini nasıl verebilirsiniz?

Etik Hattı sistemi anonimliğinizi korur. Ancak ihbar eden taraf olarak anonim kalmak istediğiniz takdirde, ihbar metninizde de kimliğinizi kazara ifşa etmediğinizden emin olmalısınız. Örneğin bildiriminizde “Mehmet’in yanındaki masamdan…” şeklinde bir cümle kurarsanız, kim olduğunuz anlaşılabilir.

Telefon üzerinden yapacağım bildirimler de gizli tutulur mu? Bu bildirimleri de anonim olarak gerçekleştirebilir miyim?

Evet. Telefon ile bildirimde bulunmak isterseniz, görüşme esnasında internet üzerinden yapacağınız raporda vereceğiniz bilgilerin aynısını vermeniz istenecek ve görüştüğünüz kişi yanıtlarınızı Etik Hattı sistemine kaydedecektir. Bu raporlar de internet üzerinden yapacağınız bildirimler ile aynı güvenlik ve gizlilik önlemlerine tabi tutulur.

Telefon ile bildirimde bulunurken ses kaydı tutuyor musunuz?

Hayır, telefon konuşmaları kayıt altına alınmamaktadır.

Sizi ararsam telefon numaramı görecek misiniz? Eğer görürseniz telefon numaramı raporlayacak mısınız?

Arayan kişilerin telefon numaraları gizli tutulmakta ve ifşa edilmemektedir.

Raporlama kapsamında kimliğimin açık bir şekilde belirtilmesini isteyebilir miyim?

Tercihinize göre yapacağınız bildirimde, kendinizi tanıtabileceğiniz bir bölüm bulunmaktadır.

 Bildirimde bulunduğum için zarar görmeyeceğimi garanti edebilir misiniz?

SAYIN A.Ş., bildirimin iyi niyetle, makul gerekçelerle yapılması ve mağduriyet yaratma, zarar verme veya şahsi menfaat sağlama maksadıyla yapılmaması şartıyla, olayın doğruluğu bir Soruşturma ile ispat edilemese dahi İhbarcıları korumaktadır. Ancak, bir soruşturma sürecinde İhbarcının kasten ve kötü niyetle yanlış bildirimde bulunduğunun ortaya çıkması halinde bu çalışan bir disiplin sürecine alınarak Disiplin Cezalarına tabi tutulabilir. Bu nedenle, bildirimlerin gözlemlere dayalı olması ve mümkünse kanıtlanabilir olması son derece önemlidir.

Bildirimde bulunduktan sonra ne oluyor?

Etik Hattı üzerinden iletilen tüm bildirimler, öncelikle bildirimin konusuna göre ilgili SAYIN A.Ş. şirketlerinde Görevli İç Denetim birimi Uyum Personeli tarafından değerlendirilir. Bu ön değerlendirmenin amacı, bildirimin konusunu doğrulamak ve verilen bilgilerin güvenilir olup olmadığını tespit etmektir.

Sonuçlara bağlı olarak ya ilgili SAYIN A.Ş. şirketi kendi iç prosedürlerine uygun olarak soruşturmayı yürütür ya da olay SAYIN A.Ş. dikkatine intikal ettirilir. Olayın SAYIN A.Ş.’ye intikal etmesi halinde, Denetim Grubu Başkanlığı veya Hukuk Müşavirliği, sorumluluk alanlarına göre Soruşturma sürecini yürütür.

Bildirimlere kimlerin erişimi var?

Mevzuatın izin verdiği ölçüde, İhbarcı tarafından paylaşılan sorunun ayrıntıları yalnızca (i) soruşturma; (ii) konuyu değerlendirme ve (iii) aksiyon alma yetkisi bulunan ve ilgili olayda isimleri iddia konusu edilmeyen kişilerle, bilmesi gerekenler esasına dayanarak paylaşılır.

Bazı kişilerin etik olmayan davranışlarda bulunduğunun farkındayım ama bu beni etkilemiyor. Bu durumu neden raporlamakla uğraşayım?

Etik olmayan bir davranış, bireylerin, şirketlerimizin ve toplumun genel çıkarlarını tehdit edebilir ve adaletsizliğe yol açabilir. Maddi ve manevi zararlar doğurabilir. İlaveten, ilgili davranış yürürlükteki yasaların ihlaline sebep oluyorsa, yetkili makamlara bildirimde bulunmak sadece ahlaki bir görev değil, yasal bir zorunluluktur. Dolayısıyla, herhangi bir görevi kötüye kullanma veya etik ihlal vakasından haberdar olduğunuz takdirde, lütfen bunu raporlamayı kendinize ve iş arkadaşlarınıza karşı bir görev olarak kabul edin.

Gözlemlediklerimin veya duyduklarımın şirket politikasının ihlali olup olmadığından veya etik olmayan davranışlar içerdiğinden emin değilim, ancak bana doğru gelmiyor. Ne yapmalıyım?

Durumu raporlayın. Olası etik olmayan davranışları göz ardı etmenizdense, bildirmenizi tercih ederiz.

Yöneticilerim bir ihlale karışmışsa ne olur? Raporu alıp örtbas etmezler mi?

Etik Hattı sistemi, bildirimlerde adı geçen kişilere raporların iletilmemesini güvence altına almaktadır.

Bildirmek istediğim durum bir SAYIN A.Ş. şirketinin Genel Müdürü, Genel Müdür Yardımcıları veya Yönetim Kurulu üyeleri ile doğrudan ilgiliyse, anonim kalmamı nasıl sağlayabilirsiniz?

Bildiriminizin konusu ne olursa olsun, anonim kalmak istiyorsanız öyle kalırsınız. Kimliğinizi paylaşmak zorunda değilsiniz. Ayrıca, bildiriminizin bu kişilerle ilgili olması halinde, raporun doğrudan SAYIN A.Ş. İç Denetim Grubu Başkanlığına iletildiğini lütfen unutmayın. Böyle bir durumda ilgili SAYIN A.Ş. şirketinin hiçbir çalışanının bildiriminize ulaşma hakkı olmayacaktır. Bildiriminiz SAYIN A.Ş.’nin üst düzey bir yöneticisi ile ilgiliyse, çıkar çatışmalarının önlenmesi ve adil bir incelemenin gerçekleşmesi için de gerekli tedbirler alınacaktır.

 Yaptığım bildirimi geri çekebilmem mümkün mü?

SAYIN A.Ş.’deki yetkili kişilere iletildikten sonra bir bildirimin geri çekilmesi mümkün değildir. Ancak yeni bir rapor oluşturarak geri çekme talebinizi paylaşabilirsiniz.

İnternete erişimim olmasa da bildirimde bulunabilir miyim?

İnternet erişimi olan herhangi bir bilgisayardan bildirimde bulunabilirsiniz. Bilgisayara erişiminiz yoksa veya bilgisayar kullanmaktan çekinirseniz, Etik Hattı destek hattını arayabilirsiniz.